Création d’un site internet : pourquoi le cahier des charges est-il important ?

C’est connu, beaucoup de clients n’aiment pas rédiger des cahiers des charges. D’autres n’en saisissent pas réellement la portée et se contentent de bâcler un document ou dupliquer un modèle trouver sur la toile histoire de se conformer aux usages.
Situations fréquemment rencontrées par les agences de communication que ce soit au Sénégal ou ailleurs en Afrique, mais il faut faire avec et accompagner convenablement le client à passer cette étape indispensable surtout lorsqu’il s’agit de projets d’envergure.
En effet, la rédaction d’un cahier des charges est une étape essentielle dans le processus de développement des systèmes d’information en général et la création des sites web ou le développement d’applications mobiles en particulier.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document de référence qui sert à encadrer clairement les modalités d’un projet. Il contient la liste des besoins, des exigences et des contraintes fonctionnelles et non fonctionnelles qu’il faut respecter lors de la réalisation du projet. Il exprime la demande en termes de besoins à satisfaire et de résultats ou services attendus du projet.

De quoi se compose un cahier des charges

Pour qu’il soit efficace, le cahier des charges doit contenir des informations claires et complètes pour permettre aux intervenants de proposer des offres réalistes. Sa rédaction requiert une certaine rigueur et un formalisme, tant dans sa structure que dans sa mise en page.

Il existe différents types de formats, comme :
Le CDC technique : il se concentre sur les aspects liés à la réalisation concrète du projet. Il définit les contraintes, les spécifications, les normes à respecter, les exigences en matière de performance, d’infrastructure, et de choix technologiques.
Le CDC fonctionnel : il met l’accent sur les besoins utilisateurs et les résultats attendus. Il détermine les règles fonctionnelles du projet en décrivant les principes, les interactions utilisateur, les scénarios d’exploitation, les contraintes (techniques, juridiques ou budgétaires). On y retrouve la liste des intervenants, leurs tâches respectives et le planning global.

Pourquoi le cahier des charges est-important

– Définition claire des objectifs
Le cahier des charges vous permet de définir clairement les objectifs de votre projet. Cela inclut les buts commerciaux, les cibles démographiques, les fonctionnalités souhaitées, et l’image de marque à véhiculer. Cette clarté aide à aligner toutes les parties prenantes sur la finalité du projet.

– Encadrement du projet
C’est un guide précieux tout au long du projet qui définit les étapes, les délais, les ressources nécessaires et les responsabilités de chacun. Cela permet de structurer le travail et de garder le projet sur les rails. Ainsi les développeurs l’utilisent comme une feuille de route technique décrivant les spécifications techniques, les fonctionnalités à implémenter, les intégrations nécessaires, et les contraintes techniques.
À la fin du projet, il sert de référence pour évaluer si tous les objectifs ont été atteints. Il permet de valider que les livrables répondent bien aux attentes initiales et de vérifier la conformité du produit livré.

– Gestion des attentes
Il permet de gérer les attentes de toutes les parties prenantes. Les clients et les développeurs peuvent se référer au cahier des charges pour s’assurer que le projet évolue conformément aux exigences initiales. Cela évite les malentendus et les frustrations que peuvent causer les demandes de modifications de dernière minute.

– Base de calcul pour les devis et la planification budgétaire
Le financement des projets est le nerf de la guerre, mais aussi l’artère vitale, autant pour les chefs de projets que pour les autres parties prenantes. Le chiffrage d’un projet est facilité lorsque le cahier des charges est bien précis. On peut ainsi fournir des devis précis pour donner le prix d’un site web ou planifier le budget du projet avec aisance. Cela évite les surcoûts imprévus et permet de mieux maîtriser les finances.

– Outil de communication
Le cahier des charges facilite la communication entre les différents acteurs autour du projet : clients, chefs de projet, graphistes, UX Designers, développeurs, etc. Il centralise toutes les informations pertinentes, réduisant ainsi les risques d’incompréhension et de mauvaise communication.

– Prévention des dérives de projet
Un cahier des charges bien rédigé permet de prévenir les dérives de projet, c’est-à-dire les changements non planifiés qui peuvent rallonger les délais et augmenter les coûts. Il constitue un cadre contractuel entre le client et le prestataire.

Exemple de structure de cahier des charges pour la création de site web

Introduction et Contexte

• Présentation de l’entreprise
• Historique du projet
• Objectifs généraux

Cibles et Usagers

• Publics cibles
• Usagers principaux et secondaires

Contenu et Fonctionnalités

• Arborescence du site
• Description des fonctionnalités principales
• Exigences de contenu

Design et Ergonomie

• Charte graphique
• Contraintes ergonomiques
• Exemples de design

Exigences Techniques
Technologies à utiliser

• Hébergement et maintenance
• Compatibilité et performance

Planification et Délais

• Phases du projet
• Deadlines et livrables

Budget et Financement

• Budget estimatif
• Modalités de paiement

Critères de Réussite

• Indicateurs de performance
• Méthodes de validation